Voltar ao escritório de contabilidade ou permanecer em home office?

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Se não fosse a crise do coronavírus, não teria tantas empresas contábeis testando o home office.

Talvez isso nunca teria sido testado antes, muito menos na velocidade que a mudança teve de acontecer para vários empresários. A quarentena exigiu que diversos estabelecimentos fechassem as portas em muitas cidades no Brasil.

Permanecer em home office, voltar ao escritório de contabilidade ou optar pelo híbrido passou a ser uma temática recorrente para empresários contábeis. Tudo regido pelas vantagens econômicas e estruturais de cada um desses modelos de negócios.

Para se ter um rascunho, fiz uma pesquisa no Telegram com a pergunta:

 “O que pretende fazer quando a crise do coronavírus passar?”.

 As alternativas envolviam esses três modelos de negócios acima descritos e uma alternativa para quem ainda estava pensando.

O levantamento foi realizado em 7 de agosto deste ano. Votaram 374 pessoas. Considere que nem todos os participantes da pesquisa são donos de escritórios da área.

O resultado foi: 31% dos contadores declararam que pretendiam migrar parte da equipe para home office e outra parte para o escritório, o modelo híbrido. Outros 22% declararam que pretendiam voltar com toda a equipe para o escritório. E a menos votada foi de manter toda equipe trabalhando em home office (15%). A ganhadora da maior quantidade de votos, com 32%, são de contadores que ainda estavam pensando sobre o assunto. 

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Fonte: Telegram Pedro Nery Contabilidade Consultiva, realizada em 7 de agosto de 2020 com 374 contadores.

Os escritórios que não contavam com sistema de gestão de processo e contábil em nuvem, tiveram de se adaptar às pressas. E a digitalização da contabilidade é um caminho sem volta. Retroceder desse ponto é perda de tempo e dinheiro. Mas qual é o real peso de se ter um escritório contábil físico?

Imóvel contábil

Tradicionalmente, negócios contábeis sempre tiveram locais próprios. E a configuração desse espaço até falava alto no conceito de tamanho da empresa no mercado, credibilidade.

Antes da pandemia haviam contadores que estavam até reformando o espaço ou mesmo construindo uma unidade maior e pisaram no freio. As prioridades mudaram. 

Os clientes conquistados costumavam até ser perto de onde ficava o espaço físico do escritório. Isso pensando na logística da entrega dos malotes. Também era preferível contratar funcionários que moravam mais perto do trabalho.

Mesmo que a internet podia acabar com essa limitação de raio geográfico, quase nenhum empresário estava atento a isso. E essa possibilidade é a que vai abrir nossas considerações sobre manter a equipe de home office.

Prós e contras do home office

O avançar da internet já rompia a barreira de atender clientes que não estavam, necessariamente, próximos. Um passo importante para a expansão de empresas contábeis. E porque não apostar em funcionários especializados de outras cidades e estados?  

Você pode ter um funcionário especialista que não mora na mesma cidade que a sua. Com o trabalho remoto, é possível resolver essa questão. Mesmo que o escritório esteja localizado numa cidade interiorana, em que pode haver carência de mão-de-obra qualificada. É algo que era tido como impossível e que agora é mais tangível. Esses são os dois pontos mais fortes a se levar em consideração.

Em linhas gerais, uma das grandes percepções dos empresários em manter os funcionários trabalhando de casa, foi de diminuir as despesas fixas e administrativas. Com o empregado em seu lar, já não se gasta com pagamento de deslocamento.

As despesas com água e luz no escritório tem uma queda grande. Quem aluga um espaço, pode deixar de ter esse custo fixo. E para quem é dono de um imóvel, surgiu a oportunidade até de alugar para terceiros.

Todas as reduções de custos serão revertidas em lucratividade para a empresa. Com essa verba a mais em caixa, dá para investir em campanhas de marketing digital para conquistar mais clientes, repartir entre os sócios. E o controle da produtividade?

Produtividade x felicidade

Muitos dos funcionários que sentiram o gostinho do home office, aprovaram. Tanto contadores quanto trabalhadores de outros setores de empresas contábeis. A felicidade conta muito para a produtividade. 

Em grandes cidades, há trabalhadores que gastavam em média de 2 a 3 horas para chegarem ao escritório contábil. E outras 2 ou 3 horas para retornar até em casa. Essas horas a mais no dia agora podem ser aplicadas para a pessoa e sua família.

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E ainda tem funcionários que acreditam que dentro de casa conseguem se focar mais. Não há interrupções de colegas de trabalho e até de clientes. Há escritórios em que o cliente fazia questão de ir e queria pronto-atendimento. Com a pandemia, muitas empresas perceberam até uma diminuição do número de ligações de clientes, que parecem estar mais tolerantes.

Um dos segredos para extrair o melhor do funcionário que está trabalhando de dentro de casa, é parar de contar o serviço por horas trabalhadas. Existem gestores até que monitoravam sua produtividade pela pilha de papel que havia na mesa do funcionário. 

O que tem de ser medido são as entregas. Quantos balancetes mensais foram entregues por semana. Enfim, métodos de gestão.

Há uma técnica também que contribui para a produtividade chamada Pomodoro, em que o funcionário trabalha 50 minutos e outros 10 minutos são para descanso. 

2 regras para ter sucesso no home office durante a crise do coronavírus

Uma parcela dos funcionários se queixa de não ter um espaço adequado para trabalhar, iluminação, internet adequada, eletrônicos, um ambiente sem barulho. Outros de não conseguirem conciliar tarefas domésticas com afazeres de trabalho. E ainda de fazerem seus filhos pequenos entenderem de que, apesar de estarem em casa, estão trabalhando.

Existem reclamações ainda da solidão do home office. Somos bichos sociais que gostamos de convivência e tem gente que começa a sentir-se triste, sentimento que pode evoluir até para depressão. Então, é preciso alinhar com os funcionários como tem sido esse bem-estar deles em home office.

Modelo híbrido

Ano passado estive na Califórnia para poder participar de um evento com mais de 8 mil pessoas. Vi as sedes do Google, Facebook e Apple. A sede da Apple era imensa. Tinha mais de 6 mil espécies de árvores. Seu valor de mercado é em torno de 4 bilhões de dólares.  

Uma das leituras dessa situação é: Se o home office fosse a solução de tudo, porque empresas investiriam em espaços físicos? Eles têm recursos financeiros, tecnologia de ponta e os melhores especialistas. Não precisariam de um espaço físico. 

Tirei uma conclusão que o desafio do trabalho remoto é construir um time. Pois um time só é construído com convivência. É por isso que alguns escritórios contábeis vão apostar no modelo híbrido, em que parte dos funcionários vão em determinados dias.

As empresas mesmo não são feitas só de processos e sim de pessoas. E muitas vezes a solução para um problema vem de um papo informal no corredor, de um cafezinho e não de um reunião. E essas coisas são acontecem com a convivência. Trabalhar junto é um aprendizado em conjunto.

É mais fácil você ensinar ou consertar uma ação de um funcionário, e até sentir o estado psicológico dele, estando ao lado. Ensinando lado a lado, olhos nos olhos. No home office, nem sempre tem como ter essa ajuda rápida a um colega de trabalho. 

Muitos anos atrás, a Yahoo já praticava trabalho em rodízio. Uma vez por semana tinha de ter a presença dos funcionários. Para o pós-pandemia, há escritórios contábeis que vão apostar em deixar encarregados de setor e gerentes no espaço físico, para resolver assuntos que surjam.

E uma das motivações de manter a liderança no espaço físico seria para treinamento de novos funcionários e até reciclagem de outros. A missão seria repassar a cultura da empresa, apresentar o time, ajudá-lo a entender os processos da empresa.

Logo, uma das questões mais fortes de se ter em mente é que é preciso sempre entregar transformação aos clientes, independente do modelo de negócio adotado. De nada adianta manter um belo escritório se você não for a peça-chave garantidora do sucesso do cliente.

Antes de tomar a decisão qual modelo de negócio adotar, avalie junto a amigos de carreira, empresários de ramos próximos, familiares e amigos qual das medidas adotar. E lembre-se: você é o responsável pelas sua decisões. Pelo ônus e pelo bônus.

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