Qual é o time ideal numa empresa contábil para oferecer BPO financeiro?

Qual é o time ideal numa empresa contábil para oferecer BPO financeiro?

Uma das áreas mais lucrativas no setor contábil é a prestação de serviço de Business Processing Outsourcing (BPO) financeiro.

Em palavras mais simples, terceirizar, processar o financeiro do cliente. E para aproveitar ao máximo dessas novas receitas, trazidas por essa terceirização, deve-se ter uma equipe bem estruturada e barata. 

E o esqueleto dessa equipe é: na base, ou seja, na produção, ter equipe de estagiários de Ciências Contábeis. Eles vão ficar no setor financeiro. E ter um time contábil. A partir disso, é fazer um trabalho de grupo em que setor financeiro e contábil conversem. 

É possível ter estagiários no setor financeiro, diferente do setor contábil. Pois a contabilidade sim, essa tem de ser feita sempre por profissionais habilitados. E esse é um dos pulos do gato. O contador tem o papel de assinar, só que não precisa ficar digitando tudo.

Contador ficar digitando tarifa bancária? Tarifa de TED, de DOC? Remanejando essa burocracia, a hora-homem do profissional contábil fica voltada a novas soluções, realizar análises, por exemplo. Logo será usado tecnologia para sanar esse problema e estagiários para realizar outras atividades repetitivas.

Separação bem-vinda

Essa separação do serviço em duas partes, a financeira e contábil, vai garantir mais acessibilidade ao cliente e transparência. E sabe o resultado de dar acessibilidade ao empresário? O profissional passa a ser mais valorizado pelo cliente, pois está trazendo dados de impacto direto ao negócio dele.

Essa modalidade de aumentar a rentabilidade a baixo custo é o cenário ideal de qualquer empresa. Resultado bem-vindo principalmente com a chegada do coronavírus que agravou muito os problemas dos empresários. De como a falta de domínio sobre os números acarreta em falência, em fechar as portas. 

O serviço consultivo de processar o financeiro desse empresário significa a revanche dele perante à crise, que só quer afundá-lo. Ofertar a um empresário de não ter mais custo com o financeiro, passando a responsabilidade para a sua empresa contábil, fará com que ele tenha resultados, esclarecimentos. Isso é possibilitar ao cliente sucesso. E visível. Consequentemente, o sucesso para a empresa contábil também.

Quem são esses estudantes de Ciências Contábeis?

Os estudantes de Ciências Contábeis são a mão de obra ideal para integrar a equipe de terceirização do financeiro. São profissionais muito competentes. É uma garotada de 19 a 24 anos que é muito inteligente. Uma geração genial que pega as coisas rápido, hiper adaptada para tecnologia.

A jornada dos estudantes de Ciências Contábeis pode ser das 8 às 13 horas para quem for do turno da manhã e das 13 às 18 horas no contraturno.

O curioso é que apresentando um sistema desse para um universitário, é capaz dele devorá-lo em uma semana. Agora quando se apresenta o mesmo a um funcionário, que já está cheio de vícios, capaz de ficar um mês para acessar ao sistema. Às vezes ele já perdeu o gás. Fica com preguiça de aprender coisa nova. 

É uma realidade que não se aplica a todos os casos. Há profissionais que tem muito tempo de casa e são super inovadores. E tem profissionais que acabaram de chegar e são estagnados.  

Na maioria das cidades, existem muitos estudantes de Ciências Contábeis ocioso, que não tem trabalho. Por que as empresas de contabilidade não aprenderam a lidar com estágio. Os contadores tradicionais não sabem contratar estagiários. Sabe-se lá porquê. Talvez por não saberem dividir tarefas.

Outro privilégio em se contratar estagiários, é que são pessoas em início de carreira e que, muitas vezes, não tem uma demanda financeira que uma pessoa que tem a família para sustentar tem. No geral, moram com os pais, a grana que ganha é grana para balada, comprar uma coisinha, uma roupa. 

Mas jovem não é só farra. Se ele está numa empresa em que o ambiente de trabalho é legal, em que eles percebem que estão aprendendo, que são ouvidos, que existe uma troca, vão querer crescer junto. E isso permite com que a empresa contábil também evolua e prospere.

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E por que estagiário de Ciências Contábeis? Não poderia ser estagiário de Administração? Não poderia ser de Recursos Humanos? Poder, poderia. A empresa é sua. A eleição deste curso é pela tendência de quererem continuar na carreira.

Dê preferência para estudantes que não esteja tão no início de curso, pois geralmente é uma fase em que a pessoa ainda está indecisa e pode optar por sair da área. Pegando um aluno mais avançado no curso, possibilita ofertar a ele um plano de carreira. 

De estagiário ele pode passar a analista, a encarregado. Pode ir para o setor contábil, fiscal. Pode tornar-se um gerente e quem sabe virar um sócio. E se chegou até essa parte do artigo, deve estar se perguntando se é um setor apenas com estagiários. Não.

Um setor só de estagiários?

Para o bom funcionamento dessa equipe, é necessário ter um supervisor responsável pelo setor. Todo ser humano tem suas nuances. Imagine a seguinte situação: um estagiário começa a trabalhar e suas notas a despencarem. O que a maioria faz? Resolve fazer um trabalho mais ou menos para se dedicar mais aos estudos. Por isso é tão importante ter um acompanhamento profissional.

Esse encarregado pode ser da área de finanças, e ele quem fará o processo de “digestão” dos clientes. Ele será como um filtro. Na prática, chegou um cliente novo, o encarregado o recebe, parametriza os negócios do empresário no sistema financeiro. Ele é quem vai conferir se o plano de contas usados dentro da empresa contábil está batendo com o que o cliente pode usar.

É esse profissional que vai fazer as primeiras conciliações, criar o primeiro histórico. Uma vez que esse cliente está digerido, hora de remanejar. Já dá para repassar para um estagiário, uma estagiária dar continuidade ao serviço. 

O primeiro trabalho de educar ao cliente, de como faz, como não faz, será do encarregado. É alertar mesmo: “Cliente, tem de mandar documento… Está pagando despesa pessoal na conta da empresa, esse não é o ideal”.

E com a evolução da equipe, cada vez mais esse estagiário vai entender essa dinâmica de negociação com o cliente, de saber se impor da maneira ideal. Esse papel de treinar os estagiários, de fazer uma auditoria por amostragem, ver se tal cliente está sendo conciliado direitinho, se está funcionando ou não, é do supervisor.

O desafogamento

Ao desafogar contadores da atividade repetitiva, ele pode ser direcionado a outras funções. Basta que a contabilidade importe os lançamentos executados pelo sistema financeiro. Ao importar para o Financeiro, evita-se o retrabalho de lançar item a item.

O setor financeiro registra as operações sob o regime de caixa e controla entradas, saídas e saldos. Já a área contábil vai registrar as operações sob o regime de competência. Irá apropriar receitas, custos, despesas e resultados.

É o estagiário quem vai receber por WhatsApp Web fotos das movimentações financeiras realizadas pelo cliente no dia anterior. A periodicidade pode ser diária, semanal, quinzenal.  Ainda no setor financeiro, é feita a conciliação no sistema financeiro com o material recebido e o anexo daquele arquivo. Desta maneira se adianta conciliação bancária e contas caixa.

A próxima etapa é do setor contábil, que vai importar os lançamentos feitos pelo financeiro e fazer a conciliação. Também fará análise e fechamento das demonstrações.

Formatando a equipe desta maneira, haverá produtividade interna a baixo custo e com a entrada de cada vez mais clientes, mais receitas para a empresa. Para se ter uma ideia, no Brasil, 90% das empresas são de micro e pequeno porte, de acordo com o Sebrae e que não tem esclarecimento sobre os números.

One Response to “Qual é o time ideal numa empresa contábil para oferecer BPO financeiro?”


  • Maria da Conceição Brito Moreira / Responder

    Estava precisando dessa orientação. Quero começar a oferecer o BPO mas sentindo-me insegura. Parabéns pelo texto preciso. Gratidão por dividir as suas experiências!

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