Os segredos para implantar transformação digital nas Empresas de Contabilidade

Os Segredos Para Implantar Transformação Digital Nas Empresas De Contabilidade - Contabilidade Consultiva | Marco Educação

Quando criança, a maioria detestava ser café com leite num jogo. Já assumiu esse posto? Ele geralmente é dado aos mais novinhos do grupo. Que estão ali, fisicamente, mas só fisicamente. Ninguém conta com eles como integrantes do time. E tem café com leite que achava que estava na brincadeira e estava fora do game.  

No jogo da vida, em que todos querem escalonar seus negócios contábeis, não ter tecnologia é ser café com leite. Estar ali e nem fazer número perante o mercado. A maioria dos contadores já entendeu que é necessário contar com inteligência artificial, mas não consegue sair do lugar. Notará que é simples.

E dois benefícios a se pensar de olhos fechados para quem opta pela contabilidade digital são: automatizar processos repetitivos (o que te dá mais tempo para gastar com outros pontos de ajustes e crescimento) e melhorar a experiência dos clientes.

Ainda há uma associação entre quantidade e qualidade muito forte. O pensamento de muitos é de que uma forma de avaliar o tamanho de uma empresa é saber quantos funcionários tem. Isso pode apontar uma falha de gestão. 

Se você tem funcionários demais, talvez sua gestão não seja tão otimizada. Você poderia ter mais tecnologia aportada e menos funcionários. Ter um maior número de clientes até. Um dos segredos da tecnologia é crescer de forma segura e com menor custo.  De nada adianta lotar sua empresa de trabalhadores. Deste modo não vai sobrar dinheiro nenhum. E qualquer empresa vive da lucratividade.

Luxo e carma da contabilidade

A transformação digital não é exclusiva do setor de contabilidade. Mesmo assim tem muita gente que encara tecnologia como um luxo e outras como um carma da contabilidade, em que não se há como fugir. Pense em quantas coisas na sua vida não mudaram no ponto de vista tecnológico nos últimos tempos.

Vou fazer você voltar em 2006. Uma pesquisa do valor de mercado de empresas feita naquele ano, a The Age Of Tech, mostrava quais eram as companhias que estavam no topo de mercado: 

Empresas de óleo e energia eram as pioneiras do negócio (representadas pela faixa laranja); Depois os conglomerados (destacados em lilás). Em terceiro lugar, as empresas de tecnologia e  (representadas pela cor azul). E e em último lugar as de serviço financeiro, representadas em verde. O levantamento faz um comparativo 10 anos depois.

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Se reparar, em uma década muita coisa mudou. As empresas de tecnologia dominaram grande parte do mercado. Você andava de táxi. Tinha de contar com a sorte para um taxista parar quando erguia o braço. Isso sem nem saber o nome de quem dirigia o veículo. Agora muita gente passou a solicitar corridas por aplicativos.

Ter um disco hoje virou retrô. Veio o CD, depois Ipod e hoje em dia está tudo no celular. Falando em desenvolvedores de aparelhos de telefonia, em 19 de agosto deste ano, a Apple, empresa que aparecia na pesquisa do The Age Of Tech, bateu um recorde.

Ela foi a primeira empresa americana a bater o valor de 2 trilhões de dólares. Em 2016, valia  571 bilhões de dólares. Uma diferença de quatro anos entre a comparação na pesquisa e o nosso ano de calendário.

É pelo amor ou pela dor?

O curioso é que a transformação tecnológica na contabilidade é coisa antiga. Os contadores foram uma das primeiras categorias que começaram usar computador. Empresários contábeis estão no grupo de profissionais liberais que mais investem em tecnologia de informatização.

Não sei se é da sua época, mas antigamente você fazia os formulários à mão. Ia lá, pegava e entregava na Caixa Econômica Federal, nos órgãos da Receita Federal. Depois só que veio o disquete. 

Em seguida, começaram a surgir sistemas que tinham PVA (Problema de Validação). Um software externo que não era do governo, mas usava o layout dele, e mandava para um PVA para validar os dados e transmitir para a máquina governamental.

“Olha! não tem mais disquete. Meu Deus! Vai ter melhoria?!”

E daí veio o eSocial criando um web service integrado. E nem precisa mais de um PVA. O seu sistema contábil automaticamente manda eSocial, XML de entrada, vem o XML de retorno. Você baixa aquilo tudo. 

O governo força uma mudança tecnológica na contabilidade, os contadores sempre se adaptaram. A questão é: você é um contador que muda pela dor ou pelo amor? 

Não mudar e implantar novas tecnologias vai fazer você ficar para trás. Por que o governo está fazendo a parte dele de reduzir cada vez mais os trabalhos manuais. E, muitas vezes, matando as funções dos contadores. 

Em 13 de agosto deste ano, foi lançado o aplicativo do eSocial para celular. Então agora o empregador doméstico pode gerar folha de pagamento pelo celular. O eSocial de doméstico é um contratante que gera folha de pagamento sem contador.

Antigamente não podia acontecer. Agora pode. Eu não sei se  sabe, mas um dos layouts do eSocial, permite que o MEI (Micro Empreendedor Individual) gere folha de pagamento para seu funcionário (o MEI pode ter até um funcionário).

Eu te pergunto: o que impede o governo de, daqui a pouquinho, liberar esse módulo de folha do eSocial para as empresas Simples Nacional? E daqui a pouco o próprio empresário poder gerar a folha dele no eSocial

Pega lá: empresas do Simples Nacional, anexo 3. O que impede de haver emissão de guia do Simples Nacional de maneira facilitada para as pessoas? Nada. Inclusive, em muitos países é assim. Quem faz apuração fiscal é o governo. Não existe contador para fazer essa parte.

Quando as coisas começam a serem desburocratizadas, vai matando parte dos negócios dos contadores. Claro que isso para o país é muito bom, tem que acontecer. Se antes era difícil abrir empresa, agora é mais fácil. Declaração de imposto de renda, antes era difícil fazer. Agora é mais fácil.

Cada vez menos contadores vão ser contratados. Então o próprio governo está colocando os contadores contra a parede.

A tecnologia também está mudando o processo dentro das empresas contábeis. Hoje, muitos processos que eram feitos por seres humanos podem e devem ser feitos de modo automatizado.

Importação de nota fiscal. Imagina: pegar chave de acesso de cada nota e baixar nota por nota. Hoje tem robozinho que faz isso automaticamente. Você chega de manhã e estão todas as notas fiscais de todos os seus clientes baixadas cada uma na sua pasta.

Dependendo do sistema que você usa, já é importado no sistema estruturada a parte fiscal, que é só você revisar e mandar o imposto para o seu cliente. Então, imagina uma empresa que tem esse processo automatizado de apuração fiscal contra uma empresa contábil que está no manual – o funcionário vai lá na prefeitura, chave de acesso, senha, baixa, importa.

Qual é o custo de produção menor? Dessa empresa de tecnologia automatizada ou da empresa manual? É óbvio que o custo de servir é menor da empresa automatizada. Se o custo é menor, eles podem fazer um preço menor para o cliente e ainda assim ter uma lucratividade melhor que o do modelo manual.

Logo, a tecnologia também é uma grande ameaça ao passo que, se não usá-la para automatizar processos, o seu custo de serviço vai ser maior. Portanto, seu preço vai ser maior, sua margem de lucro vai ser menor e você vai ser menos competitivo.

Além disso, a tecnologia está trazendo novos modelos de negócio. Novas empresas usam tecnologia para resolver os problemas. É o caso da contabilidade online. Cada vez mais empresas de contabilidade online surgindo no Brasil.

A concorrência digital

Uma das maiores empresas de contabilidade digital anuncia 20 mil clientes em seu site. A cobrança de honorários é em média de 89 reais por mês. São 89 reais para fazer Simples Nacional, folha de até dois funcionários e demonstrações contábeis. Então a tecnologia pode apresentar uma grande ameaça se você não usar dela. 

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O interessante é que ao mesmo tempo a tecnologia é uma ameaça e uma oportunidade. É uma ameaça ao passo de que se não implementa, fica para trás.

Por outro lado, se usa tecnologia está avançando, saltando. Cabe a você escolher a forma que quer usar como a tecnologia: Como ameaça ou oportunidade? O certo é usar como os dois. Como ameaça para fugir dela e como oportunidade para você aplicar. De um lado avançar, do outro buscar novidades, melhorias usando o que tem de melhor na tecnologia. 

Contadores de sucesso são aqueles que se envolvem com sucesso dos seus clientes. Ou seja, que auxiliam os clientes a dominar seus números, a tomar decisões melhores. Saber a hora de investir, quanto investir, definir as estratégias, otimizar processos. E a tecnologia é um dos pilares de sustentação para fazer funcionar. 

O Modelo de Excelência de Gestão (MEG) mostra os critérios que uma empresa precisa ter para ter uma gestão de alto nível mundial. Vou lhe explicar o que cada círculo desse representa e como a tecnologia abraça todos os setores:

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*Liderança: a tecnologia influencia diretamente a forma como se lidera. E o meio que tem sido protagonista de comunicação é a internet. 

*Estratégias e Planos: analise qual o reflexo da tecnologia nos planos.

*Clientes: nossos clientes estão usando cada vez mais tecnologia. Para se alcançar mais prospectos devemos usar recursos tecnológicos.

*Pessoas: aqui o que é posto em evidência é a forma como as pessoas trabalham. Os processos estão cada vez mais automatizados.

*Resultados: como fazer controle financeiro e como otimizar resultados.

*Informações e Conhecimentos: a tecnologia é o que permeia tudo. Só reparar na área de T.I das empresas. Antes se tinha um técnico para consertar computador e ajustar a rede. E o T.I deixou de ser um departamento empresarial e passou a ser pilar estratégico. Repare que esse tópico é o que engloba todos os outros.

Dever de casa tecnológico

Dentro de casa, ou seja, dentro do escritório vários serviços podem ganhar agilidade e segurança usando a inteligência artificial. Na parte contábil, é possível ter integrações para a contabilidade não ser mais manual. Basta importar dados do financeiro do cliente com o Business Processing Outsourcing (BPO) financeiro.

Você pode fazer auditoria de contas automáticas, transformar isso em dashboards, em gráficos para o cliente enxergar o que está acontecendo com a empresa dele. Automação até para abrir empresa, até para comprar alvará. 

Na parte fiscal, é possível importar notas fiscais e auditar automaticamente. Acabou auditoria no olho, não existe mais. Tem que ser auditoria eletrônica para dar agilidade, para dar segurança.

Também te permite fazer processamento em lote, rotinas automáticas para fechar as obrigações. Publicações automáticas, publicações agendadas. Pode deixar o sistema contábil processando de noite, quando chega de manhã está tudo feito. 

No departamento pessoal, você pode pegar os eventos, as rubricas de proventos e descontos do seu cliente. Você pode automatizar o fechamento de folha de pagamento, remessa de informações para o eSocial e também tem automatização de SEFIP. 

E com o cliente? Como usar a tecnologia? Você pode fazer reunião com seu cliente por videoconferência, mandar um áudio, link, vídeo no WhatsApp.

Seja o fio condutor dessa mudança

Um erro que cometido com muita frequência em empresas de contabilidade é a ausência da liderança na transformação digital. O empreendedor vai delegando, de largando, isso para um funcionário. “Oh, Fulano. Tem um sistema novo. Dá uma olhadinha pra mim? Olha e vê depois o que você achou”.

Mudanças organizacionais, para elas darem certo, tem de ser top-down, de cima para baixo. O que é de baixo para cima é rebeldia. Se ficar esperando, ela não virá por ene motivos. Por comodismo, por falta de liderança, de comprometimento, por opiniões diferentes.

Seja o fio condutor dessa mudança. Às vezes é necessário meter a mão na massa para provar para um funcionário que aquilo não é muito difícil, pois você consegue fazer também. 

É preciso gastar saliva. Elogie em público os trabalhadores que estão indo bem com a implantação do sistema tecnológico. É uma premiação eficaz. Já quem não está se saindo bem, chame no privado e passe o feedback. Atenção: críticas construtivas.

Também existe uma outra leva de contadores que querem promover uma revolução e aplicar a mudança em todos os clientes de uma vez só.  Não vai dar certo. Seu projeto não pode ser de implantar nos clientes todos. O objetivo é implantar em um cliente. Deu certo a aplicação? Temos um case de sucesso.

Com essa conquista, você pode mostrar os resultados para outros clientes, que também vão querer aquela solução. 

E não adianta querer implantar várias mudanças ao mesmo tempo. Tenha iniciativa e também acabativa. E está na hora de quebrar tabus: não existe tecnologia perfeita, não existe sistema completo. Não existe sistema que se aplique a todos os clientes. Esse equívoco também é bem comum no mercado contábil. 

Muitos contadores ao escolherem um sistema, levam como um marido, uma esposa fiel, em que casou, agora é até que a morte nos separe. E se ocorre o divórcio, pensam: primeiro eu vou largar o sistema A e depois vou assumir o B. 

A realidade, o que falo é presente não futuro, é que o contador tem de ser multiplataforma. E não é algo que deva se frustrar. Cada atividade econômica tem seus requisitos, há uma complexidade.

Tecnologia implantada? Uma vantagem competitiva estratégica daqui para frente é a sua adaptabilidade. Capacidade de se adaptar aos novos cenários. Ter isso na empresa de contabilidade é ter um enorme poder nas mãos. 

E lembre-se: Tecnologia não é autoexecutável. Se tecnologia fosse autoexecutável, nós não precisaríamos estar aqui. Teriam robôs rodando e fazendo a coisa toda. É preciso do ser humano interagindo com ela. É preciso se envolver com o processo.

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