Como melhorar a gestão da sua empresa contábil

Você considera que sua empresa contábil tem funcionado com excelência? Ou consegue identificar alguma necessidade de melhoria nos processos internos, que tragam mais eficiência no dia a dia e resultem em melhores retornos no negócio como um todo?

Se a resposta para a segunda pergunta é SIM, que bom! No que diz respeito à gestão, é sempre vantajoso ter a capacidade de enxergar ainda mais longe e não se contentar com o que tem, mesmo que os resultados já venham sendo positivos. Possivelmente, com uma análise mais profunda e usando como base conceitos e cases de sucesso de outras empresas-modelo, o gestor consegue encontrar maneiras de inovar algum processo para chegar mais longe.

Neste post, temos uma dica simples capaz de trazer resultados efetivos na gestão da empresa. E o melhor: em pouquíssimo tempo!

Em dia com o PDCA

Apesar de ser uma junção de complexas ações e metodologias, a gestão de diferentes empresas pode ser analisada sob alguns pontos básicos e comuns. O ciclo PDCA é uma das maneiras mais simples e ao mesmo tempo eficientes de entender como deve ser feita a gestão de um negócio; no entanto, a maior parte das empresas contábeis falha na aplicação do método. Por isso, que tal entender de uma vez por todas a aplicação do PDCA?

A sigla em questão se refere a quatro etapas essenciais na gestão: PlanDoCheckAct. Seguir essa ordem significa “montar” um processo que funciona da seguinte maneira:

Plan – Consiste em definir as metas para um período específico, bem como os métodos e métricas que serão utilizados. Ou seja, a etapa inicial é planejar os objetivos, de forma detalhada e aplicável (sem estabelecer metas irreais);

Do – Em seguida, o gestor segue para a execução do plano, capacitando e direcionando as pessoas para suas funções. É a hora de colocar a mão na massa, efetivamente;

Check – Esse é o momento da conferência: é preciso garantir que os resultados alcançados batam com as metas definidas em planejamento, sempre com atenção aos indicadores de desempenho de cada processo/tarefa;

Act – Por último e com base nas análises da checagem, o gestor e sua equipe devem direcionar seus esforços a implantar as melhorias necessárias nos processos, identificadas por meio da etapa anterior.

Por meio de quatro etapas descomplicadas, o PDCA permite medir, melhorar e gerenciar sua empresa contábil em pouco tempo. Ainda assim, em muitos casos há dificuldades em dar os passos iniciais para aplicá-lo. Mas há um caminho das pedras, e ele envolve um valor importantíssimo da gestão: a comunicação. 

Reúna-se

O grande diferencial para que o ciclo PDCA funcione na sua empresa contábil com eficácia é manter o controle sobre todos os setores. Não adianta pedir que cada setor o aplique sem participar de forma ativa do processo, especialmente nas fases iniciais, porque a maior parte do incentivo e orientações que a equipe precisa virá justamente do gestor.

Por isso, a dica é: esteja perto. A melhor maneira de cumprir esse requisito tão importante é estabelecer reuniões semanais de acompanhamento com cada setor da empresa. É interessante definir e cumprir uma duração para os encontros – dificilmente reuniões com mais de uma hora rendem como desejado –, bem como um horário fixo de início e encerramento. Geralmente funciona melhor no início ou no fim do expediente, para não interferir nas demandas do dia a dia.

As reuniões semanais de acompanhamento têm como pauta principal a definição dos objetivos para os próximos 7 dias. Para tanto, analisa-se também a semana que passou: o que foi feito, o que ficou para trás e por que ficou, quais as necessidades para conseguir cumprir demandas pendentes etc. O modelo dos encontros se enquadra na gestão de curto prazo, que possibilita ao gestor estar mais próximo de sua equipe, entender suas dificuldades, ter maior controle sobre o cotidiano da empresa e as tarefas em andamento e, ainda, ajudar a equipe a retirar os obstáculos do caminho, encontrando as soluções para processos que estão travados.

Apesar de simples, essa dica traz resultados garantidos para seu negócio, e em pouco tempo. Em duas semanas, já será possível perceber o maior envolvimento da equipe e o aumento do controle sobre cada setor, ocasionado pela proximidade que as reuniões proporcionam. Foi exatamente assim com a aplicação do método na Marco Contabilidade Consultiva!

Então, que tal botar a mão na massa?  Agora que você já entendeu a importância de manter o ciclo PDCA rodando e o lugar do gestor nessa tarefa, é o momento de motivar a equipe a se inserir no movimento. Defina o funcionamento da nova rotina na empresa, comunique os colaboradores e coloque em prática! Em seguida, é só acompanhar de perto os resultados e os feedbacks trazidos pela equipe.

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