Aproveite a crise para implantar a contabilidade digital

Aproveite A Crise Para Implantar A Contabilidade Digital - Contabilidade Consultiva | Marco Educação

A chegada do coronavírus impôs uma transformação digital goela abaixo na vida de muitos contadores e empresários.

Com o papel sendo mais um vetor de transmissão, a transação com papelada virou risco. Práticas como a do home office foram adotadas e muitos dos procedimentos cotidianos das empresas tiveram de ser digitalizados. 

Grande parte do empresariado já não costuma ser pontual no repasse de documentos para que seja feita a contabilidade mensal. O coronavírus dificultou ainda mais a pontualidade dos empresários. Dá para ver o tamanho da cilada?

Quem não se preparou para isso antes, utilizando sistemas de lançamento de escrituração contábil e fiscal, ficou bem prejudicado. Mas como implantar a contabilidade digital durante a crise?

Implantar a contabilidade digital é sinônimo de ganho de produtividade, redução de custos, ganho de tempo e diferenciais para atender melhor os seus clientes. O contador não precisa gastar horas a fio do expediente com papel e caneta, debitando e creditando. 

No método tradicional de contabilidade com papel, existe um retrabalho muito grande na escrituração contábil. E a primeira etapa para aderir a contabilidade no meio digital é exterminar, quiçá estrangular, o retrabalho de digitalizar. 

Há plataformas em que é possível importar informações do financeiro de seu cliente para o setor financeiro de sua empresa. Tais informações já chegam com os dados inseridos e o trabalho a ser feito é realizar a conciliação.

A sacada é aproveitar os lançamentos que foram feitos na origem. No momento de emitir a nota fiscal já foram lançadas todas as informações. Porque lançar novamente? A partir daí existem dois caminhos a seguir, um mais assertivo e rentável do que o outro.

O primeiro é importar do cliente as informações para o seu escritório contábil por meio de um integrador. Porém essas informações podem vir com erros, inconcisa, lançadas no setor errado. Ou do contador assumir esse lançamento de dados, terceirizando o financeiro do cliente, serviço conhecido como Business Processing Outsourcing (BPO) Financeiro.

Contador Consultor - Contabilidade Consultiva | Marco EducaçãoPowered by Rock Convert

Caminho sem muitas pedras

A primeira reeducação a ser feita com o cliente para fazer o BPO Financeiro funcionar é que com uma curta periodicidade ele repasse todas as transações realizadas. A periodicidade ideal é diária ou semanal.

Esse repasse de informações pode ser feito por meio do envio de foto dos documentos ou mesmo envio de PDF. A plataforma mais utilizada para o recebimento desse material é o WhatsApp. Se você utiliza o QuickBooks para fazer BPO Financeiro, o seu cliente pode usar o próprio aplicativo para smartphone do QB para enviar esses arquivos, otimizando ainda mais o processo.

O repasse do arquivo eletrônico será para um funcionário do financeiro da empresa contábil. A primeira conquista nesse patamar é eliminar a transação de papel. Com os documentos sendo recebidos pelo financeiro do escritório contábil, a parte de conciliação bancária e contas caixa são fechadas com muito mais rapidez que nos métodos tradicionais, quando se espera pelos clientes. 

Vale ressaltar que, dentro do processo, se o cliente não mandar o OFX, é feito o lançamento manual. Em seguida, é realizada a parametrização do sistema.  É feito um De-Para. É possível se importar o seu plano de contas para dentro desse sistema financeiro, independente de qual seja o sistema.

Com essa alimentação do setor financeiro para o contábil, o papel do contador ficará mais focado em torno das funções de análise e conciliação. A olho nu muitos contadores podem estranhar a parametrização. Mas com a prática vão notar o quanto que a parametrização resulta em ganho de tempo.

O papel do profissional da contabilidade será de verificar se houve alguma falha do financeiro, fazer as demonstrações, auxiliar o cliente de como está a situação dele. Entre os ganhos maiores e imediatos é eliminar a contabilidade atrasada em sua empresa.

Você já fez as mudanças para contabilidade digital? Comente.

Fazer um comentário


Recomendado
Noventa por cento dos negócios brasileiros são empresas familiares, de…