75 clientes com apenas 1 funcionário: descubra como!

75 Clientes Com Apenas 1 Funcionario Descubra Como - Contabilidade Consultiva | Marco Educação

Será que é possível gerenciar 75 clientes com apenas 1 funcionário no seu escritório de contabilidade? Até alguns anos atrás, essa seria uma lógica completamente inviável. Porém, os tempos mudaram e a tecnologia evoluiu para dar todo o suporte que você necessita para escalar o seu negócio.

Se você considerar o tempo que levaria para processar os dados de 75 clientes de forma manual, seria impossível que um único funcionário desse conta do serviço, mas, com a possibilidade de automação de processos, torna-se possível otimizar a produtividade e obter saltos de desempenho.

Quer entender como gerenciar 75 clientes com apenas 1 funcionário? Acompanhe.

A importância da tecnologia na contabilidade

A tecnologia invadiu as empresas brasileiras em todos os segmentos de mercado – e com a contabilidade, isso não foi diferente. Para enxergar isso, basta pensar rapidamente em como era um escritório de contabilidade 10 anos atrás e comparar com as soluções tecnológicas usadas hoje em dia.

Digitar notas fiscais e manipular documentos físicos eram rotina no dia a dia de qualquer escritório de contabilidade. Já com a automação dos processos, essas são atividades que ocorrem com a mínima intervenção humana.

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Mas você já refletiu sobre o que essa evolução da tecnologia representa para a contabilidade? Veja alguns pontos centrais dessa questão:

Armazenamento virtual de documentos

Manter registros em papel é uma tarefa cara e demorada – poucos argumentariam o contrário – e há outras questões a serem consideradas, como o espaço físico. A digitalização de documentos vem substituindo gradualmente o armazenamento físico, e a velocidade de acesso é um desses benefícios, mas há muitos mais, principalmente, com a adoção da computação em nuvem.

A eliminação da burocracia com o uso de plataformas

Os sistemas de contabilidade online são plataformas simples e intuitivas, que fornecem canais diretos aos clientes, além de canais para informações, documentos e outros materiais que podem ser digitalizados. Essa flexibilidade elimina camadas de burocracia e, portanto, economiza tempo. As plataformas também fornecem ferramentas de gerenciamento online, que ajudam a concluir tarefas e atingir metas.

Calendários virtuais e gerenciamento de tarefas

O calendário online é a base do dia a dia do escritório. As plataformas digitais oferecem ferramentas de gerenciamento de calendários, como alertas que contribuem para cumprir prazos e evitar multas. Estas ferramentas são facilmente acessíveis através de dispositivos móveis, e quaisquer atualizações são compartilhadas instantaneamente entre todos os envolvidos.

O uso de ferramentas online específicas para contabilidade e impostos

Algumas plataformas digitais oferecem ferramentas específicas para contadores, criando sistemas atualizados regularmente para refletir as mais recentes mudanças na legislação. Para cumprir o seu propósito, essas ferramentas online reúnem as principais funcionalidades que um contador necessita para atender seus clientes – como folha de pagamento, gerenciamento de documentos fiscais, emissão de relatórios contábeis, apuração de tributos, entre outras.

Treinamento regular

A fim de maximizar quaisquer ganhos derivados da tecnologia, é essencial que os empregadores forneçam treinamento. É somente através de treinamento regular que os contadores e outros profissionais são capazes de atender às expectativas. Um profissional treinado evita erros e economiza tempo para os negócios – e, para colocar em prática esses treinamentos, também é possível usar os recursos da tecnologia.

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Conectando-se aos clientes

A tecnologia aproximou profissionais de contabilidade e clientes. Plataformas dedicadas tornam a comunicação mais fácil e instantânea, o que, para muitos clientes, significa economizar tempo e aumentar a eficiência. Também torna mais fácil rastrear o atendimento e fazer melhorias facilmente, melhorando, assim, a satisfação do cliente.

Como gerenciar 75 clientes com apenas 1 funcionário?

Usando todo esse poder da tecnologia na contabilidade, podemos responder à pergunta central: como gerenciar 75 clientes com apenas 1 funcionário?

A resposta está justamente na automação de processos para processamento dos dados dos clientes. Demandando o mínimo possível do trabalho humano, um único funcionário consegue gerenciar um grande volume de clientes simultaneamente.

Para isso, vamos tomar como exemplo um escritório de contabilidade que utiliza o sistema do Conta Azul Mais para gerar a folha de pagamento de pró-labore, guia do Simples Nacional, contabilidade em tempo real e BPO Financeiro de seus clientes.

O sistema digital permite marcar os clientes em lote para classificá-los de acordo com suas características em comum. Com base nessas configurações iniciais, o funcionário pode programar para calcular o Simples Nacional e a guia do INSS sobre o pró-labore todos os meses. Esses dados vão diretamente para o Contas a Pagar de cada cliente.

Ao se aproximar da data de pagamento, é possível configurar um lembrete automático sobre vencimento da guia do Simples e INSS. Para tornar esse processo ainda mais prático, o vencimento dos honorários contábeis pode ser nesta mesma data – facilitando a vida dos clientes.

No final do mês, a contabilidade desses clientes já está pronta automaticamente, pois o extrato bancário é conectado com o sistema do Conta Azul em tempo real. Além disso, essas informações são classificadas automaticamente no balancete e balanço contábil.

Escalabilidade: a palavra-chave para o sucesso no mercado contábil

Assim como no exemplo que acabamos de ver, existem outras maneiras de automatizar o atendimento dos clientes do seu escritório de contabilidade. Com os recursos disponíveis no mundo digital, basta que você saiba como explorá-los da melhor maneira para obter saltos na produtividade.

A palavra-chave, neste momento, é escalabilidade. É construindo um escritório de contabilidade escalável que você consegue maximizar os resultados alcançados e multiplicar a lucratividade.

Antes do avanço da tecnologia, era preciso contratar mais funcionários e aumentar a estrutura do escritório à medida que novos clientes fossem surgindo, certo? Exatamente por isso era comum que as despesas crescessem na mesma proporção das receitas – causando dificuldades em aumentar os lucros.

Com a contabilidade digital, esse cenário mudou drasticamente. Como vimos, é possível que apenas um funcionário atenda 75 clientes – ou até mesmo uma cartela maior de clientes. Os processos ficam nas mãos dos softwares contábeis, e o contador pode atuar de forma consultiva para gerar mais valor ao cliente.

Essa é uma tendência que vem invadindo os escritórios contábeis que atuam com os mais diversos serviços. Além disso, é possível explorar a tecnologia tanto para o atendimento aos clientes presencialmente quanto à distância (com a contabilidade online).

E então, você achava viável atender 75 clientes com apenas 1 funcionário? Como enxerga as mudanças geradas pela tecnologia na contabilidade? Deixe o seu comentário e até a próxima.

4 Responses to “75 clientes com apenas 1 funcionário: descubra como!”


  • Cristiano da mota / Responder

    falou, sobre a tecnologia, nao consegui visualizar com qual? e como?

    • Pedro Nery / Responder

      Olá! A Plataforma que ele utiliza é a Conta Azul Mais, o módulo de contabilidade em tempo real da Conta Azul. Não deixe de se inscrever no Programa de Contadores Parceiros para entender melhor. É gratuito! Muito obrigado por me acompanhar!

  • ADEMIR COELHO DA SILVA / Responder

    PEDRO, A CADA AULA ME SINTO MAIS ENTUSIASMADO COM AS ÓTIMAS INFORMAÇÕES PASSADAS. JÁ ME INSCREVI PARA RECEBER MAIS INFORMAÇÕES SOBRE O SISTEMA CONTA AZUL MAIS. MUITO OBRIGADO!!

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