8 passos para reduzir custos na sua empresa contábil

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Os contadores já têm sentido na pele o trabalho exaustivo para manter os clientes na carteira por conta da crise do coronavírus.

Para muitos a inadimplência já bateu a casa dos 50 % referente a março.E tem contadores que já estão fadados a falência: donos de empresas contábeis que não fazem controle financeiro e contabilidade do seu próprio negócio.

A sensação para um contador pode ser de um cinto se apertando: A pressão está grande para prestar auxílio a cada cliente perante às medidas do governo. Há um clima de desespero e a primeira coisa que o empresário pensa em cortar é o contador, por outro mais em conta. 

Grande parte dos contadores enfrentaram mudanças na forma de trabalhar, adotando o home office por conta do alto risco de contaminação do vírus. Estão numa corrida competitiva de se fazer próximo para não terem baixas na cartela empresarial. Um das principais orientações que o contador dá aos clientes, de enxugar gastos, torna-se uma faca de dois gumes. É também o remédio para o contador.

Conheça 8 passos para reduzir custos na sua empresa contábil. Não há espaço para amadorismo quando se trata de selecionar o que deve ser cortado da lista de gastos. O relato das empresas contábeis é de que não tem capital extra para sobreviver por muitos meses. Mesmo assim muitos cogitam o paliativo de usar a poupança da empresa invés de cortar parte do salário dele e de seus sócios.

Existem empresas de contabilidade que antes da crise não tinham clareza dos seus próprios números. Não faziam as próprias demonstrações contábeis. Com a crise, essa deficiência pode se tornar fatalidade para o negócio. Outras que são familiares e misturam finanças pessoais com empresariais. 

As medidas apresentadas abaixo vão desde rever contratos de empresas de manutenção até demissões.

1° Domine suas finanças pessoais

Você tem de ter o controle do que entra e do que sai de dinheiro na sua vida pessoal. Você terá de reavaliar o que pode ser cortado ou mesmo renegociado. Ter sua família engajada no processo de economia é indispensável. 

Muito desse descuido financeiro vem da falta de educação nessa área. Muitos aprenderam que o custo é como unha. Quando cresce, corta. Quando na verdade o custo tem de ser otimizado, ou seja, ser bem empregado.

Educação financeira é um assunto que não se discute com propriedade nas escolas, entre as famílias e outras instituições. Muitos categorizam o carro como um investimento quando na verdade um investimento vantajoso envolve ativo e que esteja acima da inflação. Uma planilha de excel ou um sistema de controle financeiro gratuito são suficientes para se dar o primeiro passo nessa reeducação.

Um cenário também comum para empresários contábeis de médio e pequeno porte é o negócio ser familiar. Nessas situações de crise, uma questão fica discrepante: É a empresa que serve a família ou a família que serve à empresa? 

Na maioria das vezes é a primeira opção que entra na prática. Os empresários misturam o meio pessoal com o empresarial. Quando necessitam pegam do caixa da empresa, causando desfalque. Quando isso acontece há grandes riscos, pois a tendência desses períodos mais turbulentos é a demanda das famílias aumentarem. E a saúde empresarial começa a enfiar as mãos pelas pernas. Mas, o empresário que cria esse domínio próprio de suas finanças já pode avançar para o próximo passo.

Controle suas finanças empresariais

Não é incomum que escritórios de contabilidade não dominem seus números. Comece pelo regime de caixa, que vai lhe dar informações mais rápidas do que entrou na conta, do que saiu e do que sobrou de dinheiro. Existem vários softwares que são disponibilizados gratuitamente para os contadores que auxiliam nesse aspecto.

Você precisa fazer balancetes, ter sua demonstração financeira. Nessa nova forma de lidar com seus números é importante que você implante a prática do Business Process Outsourcing, do BPO Financeiro, importando toda documentação das transações realizadas da empresa para o setor financeiro e já faz a contabilidade do seu próprio negócio. Esse know how vai lhe ajudar na hora de oferecer esse serviço do BPO Financeiro, da terceirização do financeiro.

Você precisa ter sua demonstração financeira. E nessa empreitada de domínio de seus números você, como contador, tem acesso a vários softwares de modo gratuito em que você já pode tentar dominar seus números.

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3° Faça projeções

Agora com o raio-x de sua empresa nas mãos, está na hora de fazer projeções  de receitas e despesas considerando quedas, de mexer no regime de competência.

“Se eu tiver uma queda de 30% no faturamento, como vão ficar meus negócios daqui a seis meses?”.

4° Mexa na sua remuneração e dos sócios

Em situações como essa, em que existe uma pandemia e crise econômica sem data de fim, tem de se cortar na carne. Você tem de mexer na sua remuneração. Independente de como ela se estabelece, seja por pró-labore ou distribuição de lucro. Por isso é tão importante que no seu lado pessoal você também já esteja em regime de contenção para poder atravessar esse período com mais segurança.

Os sócios também vão ter de ter cortes de uma fatia do salário. Mesmo aquelas empresas que contam com reservas destinada para emergências, é mais indicado primeiro fazer esses cortes que tem mais impacto do que deixar a empresa sem esse fundo emergencial, desestabilizada.

5° Avalie a situação de funcionários

Pesquisas apontam que de 40% a 60% dos gastos que uma empresa tem são para mão de obra. Da parte do governo foram lançadas medidas provisórias que mudam as condições do empregado a fim de minimizar o número de demissões.

Você, como dono de um escritório contábil, tem de analisar se vale a pena reduzir a carga de hora trabalhada pelo seu funcionário. Há empresários que já cortaram vale transporte. Também analisar se não é válido dar férias para os funcionários que vão ficar muito ociosos nesse período em que o trabalho na sede física não está acontecendo. Em último caso validar se é preciso demitir.

6° Busque reduzir preço de softwares

As empresas de softwares tem se mostrado duras na queda quando se trata da redução de preços. Eles sabem que são essenciais para a prestação de serviços do contador, envolvendo a questão de impostos, Sped, eSocial. E por conta disso o ideal é que o contador analise o contrato com bastante atenção e tente avaliar o quais funções ou produtos dentro do seu pacote não estão sendo utilizados e podem ser retirados para baratear o valor. O cancelamento de parte das funções não podem prejudicar o atendimento das demandas de sua empresa.

O mesmo tem de ser feito quando falamos em sistema de gestão de processos, tente barganhar. Com aquelas organizações que contam com o suporte de uma plataforma de controle financeiro também busque reduções. Cogite a possibilidade de fechar um plano anual para que o custo fique mais modesto. É hora de tentar fechar a torneira de todos os lados.

7º Revise seus gastos fixos

Está na hora de ligar para o plano de telefonia que sua empresa utiliza para poder ver que condições mais favoráveis eles podem lhe oferecer. Pesquisa com a concorrência é bem-vinda, visto que deter conhecimento de como está operando nas outras empresas do segmento vão lhe dar mais respaldo no momento de negociar. Avalie se será necessário mudar para uma operadora mais vantajosa.

O mesmo se aplica para bancos. Estude as tarifas bancárias que atualmente tem pago e veja como tem sido a prática nas concorrentes. Os bancos públicos, por conta de todas as medidas dos governo, estão com mais acesso a linhas de crédito.

8º Ponha em cheque os contratos de manutenção

A postura que a maioria das empresas tomou durante essa epidemia é de trabalhar em home office, de casa, e com isso muitos contratos de manutenção de aparelhos, por exemplo, podem ser revisados.

Os ares-condicionados de sua empresa não estão sendo utilizados nesse momento de quarentena, certo? Você pode ver se é um gasto que é possível de cessar. O mesmo com os computadores, por exemplo, caso você perceba que eles não têm apresentado problemas e são passíveis de ficar sem a manutenção.

Todas as alterações para enxugar gastos desnecessários no seu escritório contábil vão lhe ajudar a curto e a médio prazo para você sair ainda mais forte depois dessa crise.

As dicas podem lhe ajudar a otimizar seus negócios?  Vamos conversar! Comente.

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